Desde su lanzamiento inicial en el año 1993, la principal virtud de este tipo de archivo es facilitar el intercambio de documentación digital de manera fiable, también de ahí su nombre «Portable Document Format» o PDF. A día de hoy es uno de los formatos más extendidos en Internet por su gran versatilidad de uso y quizás el más utilizado por empresas, gobiernos e instituciones educativas.

Los documentos PDF son sencillamente archivos que se pueden transferir de un dispositivo a otro y que pueden contener imágenes, gráficos, texto, pequeños formularios, etc… Lo maravilloso de este tipo de archivo es que podemos generar un PDF a partir de otros documentos y/o imágenes y todo se verá exactamente igual, ya que conservará todos los datos, estructura y formato del fichero original, aunque estos provengan de distintas fuentes.

El PDF es uno de los formatos más versátiles a nivel mundial. Entre sus ventajas está la optimización de tamaño, su facilidad de visualización, que podemos generar un PDF a partir de otros documentos y la inclusión de algunos elementos interactivos.

¿Sabías que un PDF se puede visualizar en cualquier dispositivo? Sí, es uno de los formatos más versátiles a nivel mundial. Otra de las grandes ventajas es que no solo puede alcanzar un tamaño reducido (muy importante por razones de visualización online, ya que la carga de nuestro documento para la visualización en nuestra web, navegador o la simple descarga se reduce) y porque además si trabajamos en la nube, visualizar y compartir este tipo de documento es mucho más fácil. También recordar, que aún teniendo en origen un tamaño reducido, siempre existe la posibilidad de optimizar un PDF aún más (dependiendo evidentemente del contenido global que tenga, la dimensión de páginas y los diferentes elementos).

Los documentos PDF ¿para qué se usan o para qué se podrían usar?

Os mostramos algunos ejemplos:

    • Un PDF resulta muy útil y aporta grandes ventajas, si le añadimos un pequeño y sencillo formulario de autorrelleno o autocompletado. Os ponemos un ejemplo práctico y concreto: un cliente contacta con una empresa para contratar ciertos servicios, se prepara y acuerda una reunión para explicar y concretar ciertos detalles y posteriormente se le envía al posible cliente un contrato o presupuesto. Hasta aquí «lo de siempre». ¿Cómo nos llega este presupuesto? Pues en el mejor de los casos en un documento PDF, pero también nos puede llegar y en cierto modo es «algo habitual», que nos llegue en un documento de texto, Excel, etc… con el resultado de que posiblemente veamos todo «manga por hombro», que no lo podamos abrir porque quizás nuestro programa de trabajo no lo reconozca o no lo tengamos actualizado, etc. ¡Seguro que os ha pasado!Para que el documento nos llegue correctamente y sea más cómodo para todos, recomendamos utilizar el formato PDF y además, poder añadirle una página o sección con un pequeño formulario para que el cliente rellene cada campo con los datos de la empresa y otros detalles, y además con la opción que nos permite Acrobat de poderlo firmar o añadir firma. Todo esto nos evita tener que imprimir nuestro contrato o presupuesto, gastar papel, firmarlo, escanearlo, guardarlo otra vez, etc… y perder así mucho más tiempo. De la forma que os contamos es todo mucho más cómodo, ahorramos papel y aceleramos y facilitamos el proceso de venta.
    • Otro uso del PDF que os podemos recomendar, es que lo utilicéis para unir varios archivos de imagen (JPG, PNG, etc…) en un único documento. Tan sencillo como seleccionar y arrastrar o bien desde el mismo programa seleccionar varias imágenes. Os ponemos un ejemplo práctico: una empresa relacionada con el sector de la construcción que hace trabajos en diferentes lugares y van sacando fotos de las diferentes obras que van rematando, así como acabados y calidades de ciertos productos o elementos como ventanas, suelos, tarimas, etc. ya colocados en obra y que sirven para que los clientes se hagan una idea de cómo es o cómo podría quedar el resultado final. Como resultado nos juntaríamos con una cantidad ingente de imágenes diferentes y para evitar enviar tal maremágnum a nuestro cliente, lo más cómodo es juntar todo en un único documento PDF, mucho más cómodo a la hora de ver y de enviar (sobre todo teniendo en cuenta que aún hay personas y empresas que no trabajan en la nube).
    • Si abrimos un PDF con Adobe Acrobat, también nos encontraremos la opción de optimizar, reduciremos el tamaño de nuestro PDF para que pese y ocupe un poquito menos. Dependiendo evidentemente del número de páginas, imágenes y gráficos que tengamos. En nuestro caso, y cada vez que un cliente nos solicita un catálogo virtual, ya partimos de una base y no necesitaríamos hacer uso de esta opción, ya que directamente todo el material que nos proporcionéis lo optimizaremos previamente para que vuestro catálogo final pese lo menos posible y sea de ágil visualización y utilización 😉 ¡pensamos en todo! Esto siempre lo tenemos muy en cuenta, porque en muchas ocasiones trabajamos con catálogos de cientos de referencias, gráficos, fotos de producto, un volumen alto de páginas, etc. Lo que hace que en ocasiones nuestro documento tenga un peso considerable (los megas que nos ocupa). Si tu catálogo lo optimizamos previamente, pesará mucho menos, será más rápido de cargar en tu web y podrás descargar o transferir el archivo a tus clientes de manera más rápida.

Acabamos de hablar de sus diferentes usos pero, ¿qué pasa cuando las empresas no eligen el formato PDF para sus catálogos o hacen uso de multitud de documentos en formatos diferentes? Por un lado hay empresas que aún tienen su catálogo o fichas de producto en documentos Word (un auténtico rompedero de cabeza). Lo que pasará es que dependiendo del programa que se utilice para visualizar dicho documento, éste se verá más o menos bien o fácilmente alterado en manos del cliente, imaginaros el resultado. Aparte que trabajando de esta forma, la empresa transmite a su cliente directamente ser poco profesional.

¿Y si trabajo con las redes sociales?

También tenemos que abordar el tema de las diferentes funciones o aplicaciones que tiene el PDF en diferentes redes sociales. Si no os habéis fijado o nunca lo habéis probado, este tipo de archivos se pueden compartir a través de ellas sin que se altere su contenido. Por ejemplo, WhatsApp tiene una opción específica, «adjuntar documento PDF», o Facebook que te permite subir un archivo con la opción «cargar contenido en PDF», o incluso en Twitter se puede compartir un PDF tan solo copiando y pegando la URL dónde se encuentre nuestro PDF (página web, una ubicación en la nube, tu servidor, etc.) y así publicar contenido con otros usuarios.

Prácticamente todas las redes sociales son importantes (WhatsApp, Facebook… incluso Twitter), ya que permiten compartir y publicar un archivo PDF. Incluso las que no lo permiten de forma nativa, te dejan añadir un enlace directo a un PDF alojado en tu propia web y así, cuando se hace click, se visualiza directamente.

Otra red social que es muy usada en ámbito profesional es Linkedin. Esta red ha incorporado una función que se denomina «guardar un perfil como PDF», muy útil a la hora de extraer o descargar un perfil profesional a modo currículum para un futuro proceso de selección. También podremos compartir información en PDF con otros usuarios realizando una publicación en nuestra página de inicio, grupos a los que estemos suscritos/as o en nuestra página profesional. De esta forma nuestros contactos podrán descargar el documento que compartimos cómodamente. El hándicap, que no podrá superar los 100 Mb ni las 300 páginas.

Estas alternativas ya las están utilizando miles de empresas para compartir sus catálogos o promociones con la finalidad de mantener informado o llamar la atención de potenciales clientes. Estos son solo unos ejemplos de las redes sociales que ya incorporan el uso del PDF.

En resumen, tiene mucha importancia el formato que se escoge para tener nuestros documentos o catálogos. Los PDF son archivos versátiles que se pueden usar en cualquier dispositivo, programa o redes sociales sin que se altere su contenido y llegar a clientes de todo tipo; así que desde catálogos para empresas os recomendamos su uso.

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