Pasaron ya algo más de 2 años desde la primera publicación en nuestro blog: «La transformación digital de la empresa«. Por aquel entonces comenzaba a aflorar la necesidad de dar un paso hacia adelante y comenzar con el proceso de digitalización. Aunque muchas personas y empresas ya vieron esa urgencia y decidieron ponerse manos a la obra (despacito y con buena letra), otras han decidido postergarlo por diferentes motivos o excusas.

La transformación digital nos afecta a todos y todas a nivel particular, pero también a los trabajadores y empresas a nivel global. Desde la persona autónoma o pequeño negocio local hasta las grandes corporaciones. Evidentemente, una gran compañía tendrá un proceso de transformación mucho más complejo. Sin embargo, aunque cuenten con una capacidad económica y humana mucho mayor que otras empresas de menor calibre, todas y cada una de ellas tendrán que adaptarse y transformarse.

¿Qué queremos decir con digitalización?

Aunque ya llevamos algunas líneas hablando sobre ello…  ¿Sabes que es la digitalización? Se trata de la transformación de procesos analógicos y objetos físicos en digitales. Un ejemplo de ello sería el catálogo en papel de toda la vida. Para conocer realmente los datos con motivo de analizar cómo se han adaptado las empresas, GoDaddy ha publicado el «Observatorio sobre Digitalización de GoDaddy 2021«, un estudio sobre la madurez digital de las microempresas en España y Europa.

Datos del informe revelan que 7 de cada 10 empresas en Alemania, España e Italia ya tienen página web y/o presencia en las redes sociales. Además, apunta que el 78% de las pequeñas empresas españolas creen que los negocios más digitalizados podrán recuperarse  y crecer mejor según vaya disminuyendo el impacto de la COVID-19. Si queréis obtener más información, también podéis echarle un  vistazo al documento publicado recientemente por el Ministerio de Transformación Digital, «Plan de digitalización de las Pymes 2021-2025«.

La digitalización del catálogo

Después de este breve repaso acerca de la digitalización y de lo que supone para una empresa, nos vamos a centrar en la transición del catálogo en papel a la pantalla. Se aplica a cualquier tipo de dispositivo: ordenador, móvil, tablet, etc.

La venta por catálogo tiene más de un siglo y a día de hoy sigue habiendo miles de empresas en todo el mundo que venden por catálogo… de una manera diferente.

Para muchas empresas «las prisas de la digitalización» les ha pillado con el pie cambiado.  Nos referimos a aquellas que siguen trabajando exclusivamente con un catálogo en papel. Para el sector de la impresión que se ha visto afectado por la digitalización supone poder seguir trabajando un poco más (aunque muchas imprentas tendrán que reinventarse). Sin embargo, no solo se está retrasando lo ineludible, sino que se están quedando atrás con respecto a la competencia, a la evolución del sector y a las necesidades de los clientes.  Si no se produce un cambio en este aspecto,  más adelante supondrá menos posibilidades de venta por las siguientes razones:

  • La comunicación y proceso de venta del producto o servicio será más complicada.
  • La decisión de compra por parte del cliente será más larga.
  • La experiencia previa a la compra prácticamente inexistente.

¿Catálogo digital o en papel?

Hoy en día podemos asegurarte (casi con total certeza) que tu cliente y tu vendedor usan un ordenador, una tablet o un móvil para consultar y comprar cualquier cosa por internet: un colchón o un conjunto deportivo para hacer crossfit, reservar un viaje o para visitar el catálogo online de Carrefour y hacer la compra. Si hace todo esto, ¿no crees que va a poder usar tu catálogo digitalizado, consultar y hacer un pedido sin problema? Los cambios asustan y cuando los tenemos que aplicar directamente en nuestra empresa y con nuestro producto, aún más. Pero retrasarlo no es la solución.

Esto no quiere decir que tu catálogo tenga que ser exclusivamente virtual (hay que conocer y valorar cada caso), sino que es necesaria la  digitalización del catálogo tradicional. Este cambio es necesario evaluarlo y llevarlo a cabo cuanto antes. En función de varios aspectos (tipo de producto o servicio, mercado, cliente, campaña, etc.) lo ideal en ciertos momentos puede ser un mix entre lo virtual y lo impreso.

Por ejemplo, si queremos captar la atención de un sector o cliente muy concreto o exclusivo, le podemos hacer entrega de un catálogo impreso con un acabado, calidad y encuadernación que nada tengan que ver con el resto de catálogos. Lo que se consigue en estos casos es un efecto visual de sorpresa, captar su atención y diferenciarnos. En nuestra sección de Impresión y Encuadernación conocerás todas las posibilidades que te puedas imaginar y que están al alcance de un clic.

Catálogo de la empresa morteros henares abierto

Catálogo en varias formas de la empresa de cubiertar, "Cubrima"

La importancia de la organización

Otro de los grandes problemas de muchas empresas en la actualidad es el workflow o flujo de trabajo (o, más concretamente, su ausencia). ¿A qué nos referimos con esto? Pues a la organización o método de trabajo previo a la elaboración de una tarea. En este caso nos referimos al trabajo realizado antes de crear un catálogo o renovarlo. El workflow comenzaría con la creación y entrega de material como textos, imágenes, detalles de producto, stock, etc.

Se debe tener claro desde el inicio algo tan práctico y fundamental como definir cómo se gestiona un documento o tarea y quién la tiene que ejecutar o completar. En caso contrario, provoca que el proyecto se alargue más de lo debido, con la consecuente pérdida de tiempo y dinero. Conocemos casos en dónde hasta 5 personas diferentes se han tenido que encargar de la entrega, búsqueda o creación de diversas partes del material para la creación de un catálogo porque esto no estaba definido desde el inicio por el cliente. La mala organización ha  provocado caos, desinformación, malos entendidos entre personas, envíos duplicados, textos a medio corregir, mails innecesarios, etc.

Por esta razón, la organización previa resulta esencial para lograr la máxima eficiencia y que los resultados sean los mejores. Cada trabajo debe comenzar por la asignación de roles y tareas. A continuación os dejaremos una serie de consejos para que el proceso de digitalización de catálogos sea fluido y deje a todos satisfechos.

Recomendaciones al digitalizar tu catálogo

Queremos facilitarte unos pequeños pasos o recomendaciones para que los tengas en cuenta antes de iniciar el proceso de digitalización de tu catálogo. Será mucho más sencillo y práctico. También ahorrarás tiempo y dinero en la preparación del material previo para tu catálogo. ¡No te los pierdas!

1. Cuenta con un DMS y un PIM

A día de hoy aún hay numerosas empresas que no cuentan con un «sistema de gestión documental» o DMS.  Es muy recomendable, ya que asegura una información organizada y eficiente, evita errores y aumenta enormemente la productividad.

Si tu catálogo tiene infinidad de información y productos que incluyen fotos, referencias, control de stock y además trabajas con un e-commerce, también existen los PIM o Product Information Management. Son aplicaciones que te ayudarán a gestionar toda la información de los productos de tu empresa en un solo lugar.

Uno de los motivos por los que te recomendamos esta herramienta es porque en muchas ocasiones utilizamos Adobe Indesign para realizar y confeccionar tu catálogo que luego podrás tener colgado en internet. Este programa se puede integrar con tu PIM a través de módulos, consiguiendo un flujo de trabajo e información óptimo: fotos de producto, vídeos, nombres, referencias, códigos, descripciones, etc.

2. Asigna un responsable de la tarea

Si en tu empresa aún no usáis alguna de las herramientas como las comentadas anteriormente, entonces debéis asignar a un responsable que se encargue exclusivamente de preparar archivos, documentación y toda la información correspondiente a la empresa: productos, categorías, secciones… y que además recopile las fotos necesarias para cada producto y modelo. Si tu catálogo es muy extenso, lo ideal sería formar un equipo de 2 o más personas en permanente coordinación.

3. Coherencia en los medios.

Antes de que confecciones los textos de tu nuevo catálogo, asegúrate que toda la información que aparece en tu web o e-commerce, redes sociales, etc. es la misma. En caso contrario podrías generar confusión.

4. Trabajo colaborativo en línea

Si quieres que los textos de tu catálogo tengan «un toque comercial», te ofrecemos trabajar conjuntamente empleando herramientas en línea como Google Docs o Zoho Docs. Verás la evolución del documento de forma cómoda, centralizada. De esta manera se evitan mails innecesarios y documentos que se modifican y se sustituyen sucesivamente.

5. Contacta con tus proveedores

Si eres un distribuidor y quieres realizar un catálogo de las marcas que comercializas, lo mejor es que cada fabricante te facilite la información e imágenes. Sabemos que esto lleva su tiempo y son muchas las empresas que cuentan con este problema. Sin embargo, si decidís buscar las imágenes en internet de cada marca o empresa, por lo general no cuentan con todos los productos disponibles en internet. Esto provoca que se acabe perdiendo más tiempo del debido, las fotos seguramente no tengan la calidad adecuada y el resultado final del catálogo no sea el deseado.

6. Herramientas de trabajo en la nube

Para el envío y centralización de la información, podéis utilizar herramientas gratuitas en la nube como Google Drive, Dropbox u Onedrive. Enviar la información en decenas de mails y saturar el correo es un método anticuado y mucho menos productivo.

Ahora que conoces la necesidad de digitalizar tu catálogo y cómo dejarlo preparado, nos tienes a tu entera disposición para crear tu catálogo digital y adaptado a las nuevas exigencias del mercado. Para cualquier consulta no dudes en ponerte en contacto con nosotros o dejarnos un comentario en redes.